Metode Untuk Membantu Bisnis Bertumbuh 10x Lipat
"OKRs have helped lead us to 10x growth, many times over. They’ve helped make our crazily bold mission of ‘organizing the world’s information’ perhaps even achievable. They’ve kept me and the rest of the company on time and on track when it mattered the most.”
- Larry Page, Google
Salah satu kelebihan perusahaan berskala kecil hingga menengah adalah kemampuannya bergerak dengan lincah. Dengan cara kerja yg tepat, para bisnis owner dapat membawa perusahaan menjadi besar dan sukses dalam waktu yg singkat. Artikel ini mengajak para bisnis owner untuk menggunaan salah satu metode yg dapat membantu merealisasikan ambisi mereka.
Kebanyakan perusahaan besar, agar merasa memiliki kontrol, sudah menerapkan sistem manajemen kinerja berbasiskan target setting, seperti Key Performance Indicator (KPI) atau Balanced Score Card (BSC). Jika anda seorang bisnis owner yg ingin mengimplementasikan suatu sistem manajemen, apakah berarti anda perlu mencontoh metode yg sama? Ataukah ada cara lain yg lebih simple?
Salah satu metode alternatif yg cukup simple tetapi sangat efektif yg dapat mendukung ambisi bisnis anda adalah ‘OKR’. OKR adalah metode yg diterapkan pada awal Google baru saja memulai bisnis mereka. Bahkan cara kerja inilah yg dikreditkan oleh Larry Page sebagai metode yg membantu Google bertumbuh 10x lipat dan berkali2 setelah itu.
Apakah OKR itu?
OKR adalah singkatan dari Objective & Key Result. Sederhananya, OKR menetapkan strategi dan arahan dalam jangka waktu pendek agar setiap karyawan dapat fokus mengejarnya. Selain itu, OKR selalu bersifat transparan dan selalu visible.
Logikanya, dengan arahan yg lebih simple dan ‘dapat dirasakan’, setiap karyawan dapat melihat dengan jelas bagaimana kontribusi mereka dapat berpengaruh dalam pencapaian ambisi perusahaan secara keseluruhan, selain juga membantu alignment dengan hal-hal yg sedang dikerjakan oleh karyawan lainnya.
Secara umum, metode OKR cukup sederhana. Pertama-tama, diawal proses, bisnis owner menentukan apa yg menjadi ambisi mereka dalam jangka panjang. Lalu tentukan, sebagai gambaran awal, kira-kira apa saja milestone-milestone setiap kuartalnya yg perlu dicapai agar ambisi tersebut dapat terealisasi.
Kemudian, berdasarkan milestone kuartal pertama, tentukan objektif yg actionable untuk kuartal tersebut (inilah yg menjadi ‘O’). Dan tentukan hal-hal yg perlu menjadi fokus dan yg jika dikerjakan akan makin mendekati pencapaian objektif di kuartal tersebut (inilah yg menjadi ‘KR’).
Pada akhir kuartal, lakukan review dan lakukan tindakan perbaikan/ lanjutan yg dibutuhkan untuk makin mendekati pencapaian ambisi anda. Juga review, apakan milestone yg dibayangkan diawal proses masih valid atau perlu revisi. Setelah itu, cycle OKR diulang dengan ‘O’ dan ‘KR’ yg lebih menantang lagi untuk mencapai milestone berikutnya.
Agar dapat efektif, Objective perlu bersifat: ambisius, actionable dan time-bound; sedangkan Key Result perlu bersifat: measurable/ quantifiable, difficult but not impossible dan jika dikerjakan akan membuat objektif tercapai.
Dengan menerapkan metode OKR ini, maka produktivitas karyawan akan meningkat, karena OKR memberikan fokus pada action2 yg tepat yg align dengan objektif bisnis keseluruhan. Ekspektasi bisnis owner akan menjadi jelas dan hal2 yg perlu dikerjakan juga terdefinisi dengan jelas sehingga akan lebih mudah bagi bisnis owner dalam menilai keberhasilan dan kontribusi setiap karyawan.
Selain itu, karena metode OKR perlu diterapkan secara transparan dan selalu visible, maka kolaborasi antar karyawan akan meningkat, karena setiap karyawan akan dapat saling mengetahui apa yg sedang menjadi fokus masing-masing, sehingga mereka dapat saling membantu.
Apakah OKR berbeda dengan metode target setting lainnya?
Untuk keperluan artikel ini, saya akan mengelompokan KPI, BSC dan metode-metode target setting menjadi satu, dimana sebenarnya target setting ini dapat dilihat sebagai suatu ambisi.
Bagi perusahaan dengan sumber daya manusia yg sangat kompeten dan sangat mumpuni, maka target akhir tahun bisa saja sudah cukup untuk menggerakan para karyawan kearah yg diinginkan. Tetapi pada kenyataannya, tidak semua perusahaan memiliki karyawan dengan kapasitas berpikir dan bertindak yg sama, sehingga target akhir tahun—jika benar2 menantang—seringkali tidak tercapai.
OKR dapat diterapkan untuk mengisi kekosongan antara ambisi dan kenyataan. Jika kita memiliki impian besar—suatu ‘inspiring ultimate goal’ untuk bisnis yg sedang kita bangun, maka untuk memastikan kita selalu on-track, kita dapat menerapkan OKR untuk membantu semua orang dalam organisasi bergerak dan bekerja secara sinkron menuju kearah yg sama.
Tidak cukup seorang bisnis owner berhenti pada penetapan target dan kemudian menutup mata pada realita-nya. Tidak bisa sekedar mengharapkan target dapat dengan sendirinya tercapai karena sudah menjadi titah. ‘Pokoknya saya mau ini... caranya bagaimana coba dipikirkan sendiri’. Padahal disinilah para karyawan pelaksana biasanya banyak mengalami kesulitan.
Apalagi dengan makin berkembangnya bisnis, maka perhatian owner akan semakin sedikit dan semakin terbagi-bagi. Jadi ketika pencapaian target ditagih, sering didapati kenyataan bahwa karyawan mendeliver hasil yg tidak sesuai dengan keinginan owner. ‘Bukan ini yg saya maksud... kalian salah mengerti’. Tetapi apakah benar, mereka salah mengerti?
OKR tidak mengambil asumsi ini. Objective dan Key Result adalah suatu kesatuan yg tidak terpisahkan. Selain itu, disiplin untuk mereview dan melakukan perbaikan juga sudah menjadi bagian dari metode ini.
Contoh penetapan OKR
Untuk memberikan gambaran bagaimana menetapkan suatu OKR, saya ingin mengambil contoh membuat OKR untuk suatu inisiatif yg berhubungan dengan marketing dan sales.
Bisnis anda tentunya memiliki target sales. Setelah anda menetapkan target yg ambisius, pastinya anda mulai merencanakan inisiatif-insiatif apa saja yg perlu dijalankan agar dapat mendukung pencapaian target tersebut. Sebagai contoh, salah satu inisiatif yg anda rencanakan adalah meningkatkan social media engagement. Untuk memastikan inisiatif ini berjalan, maka anda dapat menetapkannya sebagai suatu OKR dan memilih anggota tim kerja yg sesuai untuk menjalankannya.
OKR untuk inisiatif dan tim kerja ini dapat saja berbentuk sbb:
O: meningkatkan social media engagement, dalam bentuk jumlah youtube subscriber, instagram follower dan blog visitor masing2 5000 dalam waktu 3 bulan
KR1: survei dan interaksi dng para pelanggan untuk mendapatkan 12 topik yg relevan dan menarik untuk diproduksi secara multi-channel selama 3 bulan
KR2: produksi dan posting 1 topik setiap minggu secara multi-channel (1 video youtube + 2 posting instagram + 2 artikel blog) selama 3 bulan
KR3: mengadakan live webinar untuk top topik setiap akhir bulan selama 3 bulan
KR4: engage 2 influencer atau komunitas baru setiap minggu dan share content link selama 3 bulan
Setiap hari, selama 3 bulan, setiap anggota tim kerja akan melakukan ‘cek-in’ untuk memastikan dan mendukung pencapaian KR bersama. Pada akhir bulan ketiga, anda bersama tim kerja ini kemudian melakukan review pencapaian OKR tersebut dan memastikan apakah hasil inisiatif ini sudah sesuai dengan yg diharapkan dan benar-benar on-track dalam mendukung pencapaian target sales. Pelajari apa yg berhasil atau belum berhasil, setelah itu tetapkan OKR baru yg lebih menantang agar makin dekat ke pencapaian akhir tahun. OKR baru bisa dijalankan oleh tim yg sama, atau dengan beberapa anggota tim yg diganti sesuai kemampuan yg dibutuhkan.
Demikian salah satu contoh bagaimana OKR dapat diterapkan. Metode OKR ini cukup flexible dan dapat diterapkan secara menyeluruh pada bisnis dan organisasi anda, dimulai dari OKR bisnis yg kemudian diturunkan ke OKR departemen atau tim. Bahkan bisa saja diturunkan hingga ke OKR individu.
Metode OKR ini terlihat cukup sederhana. Tetapi seperti banyak hal yg terlihat sederhana, yg akan membedakan sukses atau tidaknya penerapan OKR dibisnis anda adalah kedisiplinan dalam implementasinya. Untuk medukung penerapan OKR yg efektif, mindset yg tepat juga perlu dibangun. Sebagai catatan, sebenarnya OKR termasuk dalam toolbox cara kerja organisasi yg ‘agile’ atau ‘lincah’. Sejalan dengan hal ini, penerapan OKR yg optimal memang membutuhkan mindset pekerja yg ‘agile’ juga. Pada saat OKR sudah menjadi bagian dari budaya dan cara kerja bisnis anda, maka impian bisnis anda berjalan secara ‘auto-pilot’ akan makin mendekati kenyataan.
Mengenai mindset ‘agile’ akan saya tuliskan pada kesempatan lain. Secara singkatnya, mindset ‘agile’ inilah yg banyak diterapkan oleh para startup dan perusahaan-perusahaan yg lincah dan fokus pada kebutuhan pelanggan. Dimana mereka memang dituntut untuk dapat secara terus-menerus mengikuti perubahan kebutuhan dan tuntutan pelanggan atau mereka akan ditinggalkan.